Logística
En logística el margen no se pierde en el precio, se pierde en el costo de terceros que llega después de facturar. SAP S/4HANA amarra cada servicio a un expediente: la cotización que se ofreció, los gastos de maniobras, almacenaje y despacho que se fueron acumulando, y la factura que se emitió, de modo que la utilidad del embarque se ve mientras el embarque sigue vivo. Ceficiente implementa esa solución para operadores logísticos, transportistas y agencias aduanales que mueven carga por México.
Maniobras, almacenaje, demoras y despacho se facturan días o semanas después del servicio. Si esos cargos no se provisionan contra el expediente cuando ocurren, la factura sale con un costo incompleto y la utilidad real aparece cuando ya no se puede cobrar.
Cada operación se cotiza con tarifas por ruta, por tipo de unidad y por cliente, y luego alguien la vuelve a capturar para facturar. Cuando la cotización es el origen del expediente y de la factura, el cobro coincide con lo ofrecido y el faltante deja de descubrirse por reclamación del cliente.
Combustible, mantenimiento, llantas, depreciación y operador se registran por separado y rara vez se juntan por unidad. Con el costo acumulado por vehículo y por ruta se puede comparar la flota propia contra el transporte contratado con números, no con impresiones.
Expediente por servicio
Cotización, gastos de terceros, anticipos y factura viven en el mismo lugar y cierran contra el mismo número.
Cuenta de gastos
El pago a terceros por cuenta del cliente se controla como lo que es y no se mezcla con el ingreso del servicio.
Costo por unidad y ruta
Combustible, mantenimiento, operador y depreciación acumulados donde se pueden comparar entre sí.
Dónde se atora
Un operador logístico vende un servicio que compra en pedazos a varios terceros. Estos son los puntos donde el ERP tiene que sostener el expediente para que la utilidad no sea una sorpresa de cierre de mes.
Contribuciones, maniobras, almacenaje, custodia y honorarios se pagan por cuenta del cliente y se recuperan después. Mezclarlos con el ingreso del servicio distorsiona el margen y complica la comprobación.
Cada erogación se registra contra el expediente y contra el cliente, con su comprobante, y se identifica como recuperable o como costo propio. El estado de cuenta del expediente deja de ser una hoja de cálculo que sólo entiende quien la hizo.
Tarifas por ruta, por tipo de unidad, por temporada y por cliente, con cargos accesorios que se aplican según lo que pasó en el viaje.
La cotización se arma con esas condiciones dentro de SAP y se convierte en orden de servicio, y de ahí en factura. Lo cotizado y lo cobrado son el mismo dato, así que la diferencia entre ambos deja de ser un tema de confianza.
Combustible, casetas, mantenimiento preventivo y correctivo, llantas, seguros, depreciación y costo del operador acumulados por unidad.
Con el mantenimiento de activos dentro del mismo sistema, la unidad tiene su historial y su costo por kilómetro. Comparado contra la tarifa del transportista contratado, la decisión de crecer flota o subcontratar se toma con números de la propia operación.
Recibo, acomodo, surtido y embarque con ubicación conocida, más el control de tiempos y movimientos que sostiene el cobro de maniobras y de almacenaje.
La gestión de ubicaciones dentro de SAP S/4HANA permite trabajar por posición, por lote y por dueño de la mercancía cuando el almacén opera para terceros. De ahí sale el cobro por servicio prestado, con evidencia de cuándo entró y cuándo salió.
El despacho de importación y exportación agrega pedimentos, agentes aduanales, tiempos de liberación y cargos que no aparecen sino hasta después.
El expediente aduanal se lleva junto al de transporte, con sus documentos y sus gastos ligados a la operación que los originó. La facturación en México exige además que el CFDI cuadre con lo que se movió, frente que atendemos con la actualización de CFDI.
Ventanas de entrega, citas en andén, demoras en patio y cumplimiento por cliente son el termómetro del servicio, y casi siempre viven fuera del ERP.
Con esos eventos registrados contra el embarque, el indicador de entregas a tiempo sale de la operación y no de un reporte hecho a mano. Cuando el tablero tiene que llegar a dirección cada semana, se apoya en SAP Analytics.
Configuramos el expediente de servicio, el costeo y el almacén sobre el estándar de SAP S/4HANA, y lo que su operación exige de más, como el enlace con plataformas de rastreo o con el sistema del agente aduanal, se construye sobre SAP BTP. La operación diaria queda cubierta por la mesa de ayuda SAP y el resto del acompañamiento está en nuestros servicios. Trabajamos con operaciones del corredor de Guadalajara y el Bajío hacia el puerto de Manzanillo y hacia la frontera norte.
La vida del expediente
El servicio se vende una vez y se compra en pedazos. Si las cuatro etapas no cierran contra el mismo expediente, la utilidad se calcula por diferencia y siempre tarde.
La tarifa del cliente, la ruta y los cargos accesorios se convierten en una cotización que, al aceptarse, abre el expediente del servicio.
Recolección, maniobras, despacho aduanal, tránsito y entrega quedan registrados con su hora. Esos eventos son la evidencia con la que se cobra y se explica una demora.
Cada erogación pagada por cuenta del cliente y cada factura de transportista o de maniobrista se provisiona contra el expediente en el momento, no al recibirla.
El CFDI sale del mismo expediente y la utilidad del servicio queda calculada con el costo completo. El cierre de mes confirma lo que ya se sabía.
Sobre qué se construye
Cuando el volumen lo justifica, el expediente se apoya en módulos especializados de SAP. No entran todos ni de entrada: entran los que su operación paga.
Transporte multimodal, nacional o internacional, en una sola solución: planeación de la carga, asignación de transportista, tarifas y liquidación.
Centros de distribución y almacenes de producción con capacidades avanzadas de acomodo, surtido y optimización de espacio.
Monitoreo de eventos de punta a punta para coordinar la logística entre empresas y avisar de la desviación cuando todavía se puede corregir.
Preguntas frecuentes
Dudas frecuentes de operadores logísticos, líneas de transporte y agencias aduanales. Si su caso no aparece aquí, la primera llamada dura media hora y no cuesta nada: agende una conversación con un consultor.
Cada erogación pagada por cuenta del cliente se registra contra el expediente del servicio y contra el cliente, con su comprobante y con la marca de recuperable o costo propio. Así el estado de cuenta del expediente muestra en todo momento cuánto se ha pagado, cuánto se ha recuperado y cuánto falta. La utilidad del servicio se calcula con ese saldo y no con la factura aislada.
Sí. Las tarifas por ruta, tipo de unidad, cliente y temporada se cargan como condiciones, y la cotización que sale de ahí se convierte en orden de servicio y después en factura sin volver a capturar nada. Los cargos accesorios que dependen de lo ocurrido en el viaje se agregan al expediente conforme suceden. Lo cotizado y lo cobrado quedan sobre el mismo documento.
La unidad se maneja como activo con su historial de mantenimiento, y contra ella se acumulan combustible, casetas, refacciones, llantas, seguros, depreciación y costo del operador. De ahí sale el costo por kilómetro y por ruta. Puesto junto a la tarifa que cobra el transportista contratado en esa misma ruta, la decisión de crecer flota deja de ser una discusión de percepciones.
La gestión de almacenes de SAP S/4HANA trabaja por posición, con recibo, acomodo, surtido y embarque dirigidos, y admite manejar mercancía de terceros identificando a su dueño. Los tiempos de entrada, maniobra y salida quedan registrados, que es la evidencia con la que se cobra almacenaje y maniobras. La captura en piso se hace con terminal y no con una hoja que alguien transcribe después.
El CFDI se emite desde el mismo expediente que generó el servicio, así que lo facturado corresponde a lo que se movió y a lo que se cotizó. Los requisitos fiscales del traslado de mercancía cambian con frecuencia, y por eso mantenemos ese frente como un servicio propio: la actualización de CFDI en SAP. Lo importante es que la factura salga del proceso operativo y no de un sistema paralelo.
La cita, la ventana comprometida y los eventos del embarque se registran contra la entrega, de modo que el cumplimiento se mide con lo que ocurrió y no con lo que se recuerda. Las demoras quedan asociadas a su causa y a quién la originó, que es lo que permite cobrar una estadía o reclamarla. Con eso el indicador de entregas a tiempo se vuelve auditable renglón por renglón.
Sí, y conviene que salga del mismo dato con el que se factura. El estatus del embarque, los documentos del expediente y los tiempos se publican hacia el cliente con una extensión construida sobre SAP BTP, sin exponer el núcleo del ERP. Cuando el rastreo satelital vive en otra plataforma, ese enlace se resuelve por el mismo camino.
Siguiente paso
Cuéntenos cómo controla hoy el costo de terceros y la facturación de sus servicios, y le decimos qué se resuelve dentro de SAP, qué implica y qué no. También trabajamos consumo masivo y química y farmacéutica.
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