Servicios
En una empresa de servicios el proyecto es el producto y la rentabilidad se decide en el registro de tiempos. SAP S/4HANA lleva el contrato, el presupuesto de horas y gastos, la asignación del equipo, la facturación por hito o por avance y el reconocimiento de ingresos, con el margen de cada proyecto y de cada consultor a la vista mientras el trabajo sigue abierto. Ceficiente es una firma de servicios profesionales y configura ese modelo con su propio equipo.
Cuando el costo se arma al final, la corrección llega cuando ya no hay nada que corregir. Con el presupuesto por partida y el costo incurrido en el mismo expediente, la desviación se ve en la semana en que ocurre y todavía alcanza para renegociar alcance o reasignar gente.
Un registro que solo dice cuántas horas trabajó la persona no dice en qué proyecto ni si esa hora era facturable. Ese dato es el que convierte la utilidad por proyecto en una estimación de sobremesa.
El hito se cumple, el correo se traspapela y la factura sale tres semanas después, con el cobro corriéndose otro mes. Si la regla de facturación vive en el contrato dentro del sistema, el documento se propone solo cuando la condición se cumple.
Proyecto
Contrato, presupuesto por partida, horas comprometidas, gastos y subcontratos en un mismo expediente.
Horas facturables
Registro por consultor y por actividad, con la parte facturable separada de la que no lo es.
Margen vivo
Costo incurrido contra ingreso reconocido mientras el proyecto sigue abierto, no en el cierre.
Seis frentes donde la rentabilidad se gana o se pierde antes de que salga la factura.
La cotización aceptada abre el proyecto con su estructura de partidas, sus horas comprometidas por rol y su presupuesto de gastos y subcontratos.
El alcance vendido y el alcance ejecutado se comparan sobre la misma estructura, así que un cambio de alcance se cotiza en lugar de absorberse.
Captura de tiempo por proyecto y por actividad, con aprobación del responsable y separación entre horas facturables y no facturables.
Los gastos reembolsables se capturan contra el proyecto con su comprobante, para que el viático deje de ser un gasto general que nadie reclama al cliente.
Cada rol del proyecto se asigna a una persona con su periodo y su dedicación, y la vista de capacidad muestra quién está comprometido en las próximas semanas.
Con eso se decide si un proyecto nuevo entra, se pospone o se cubre con un tercero, antes de firmarlo y no después.
El contrato define la regla y el sistema propone el documento cuando se cumple la condición: hito aceptado, porcentaje de avance certificado u horas aprobadas del periodo.
El CFDI se emite desde ahí mismo, sin volver a capturar y sin que el cobro dependa de que alguien se acuerde.
Trabajo en proceso, ingreso devengado y costo del periodo calculados en cada cierre con la regla contable que corresponde al contrato.
Se acaba el mes espectacular seguido de dos meses en cero que produce reconocer el ingreso cuando se cobra.
Órdenes de servicio, visitas programadas, refacciones consumidas y contratos de soporte con su periodicidad y su renovación.
El ingreso recurrente se factura solo y el costo de atenderlo queda junto, para saber qué contrato conviene renovar y en qué términos.
Ceficiente atiende proyectos en toda la República Mexicana. Si además de horas su empresa ejecuta obra, revise ingeniería y construcción; si opera servicios logísticos o aduanales, vea logística. El soporte posterior lo lleva la mesa de ayuda SAP.
Preguntas frecuentes
Siete dudas que salen en la primera reunión con una firma que factura horas. Si la suya no está, la llamada dura media hora y no cuesta nada.
El proyecto se abre con su presupuesto de horas, gastos y subcontratos por partida. Conforme el equipo registra tiempo y gasto, el sistema compara lo incurrido contra lo presupuestado y contra el avance reportado. La conversación de seguimiento deja de ser si el proyecto va bien y pasa a ser cuánto falta y a qué costo.
La nómina necesita saber cuántas horas trabajó la persona; el costeo necesita saber en qué proyecto, en qué actividad y si esa hora es facturable. Es la misma captura hecha una sola vez y usada por los dos procesos, con la tarifa de costo del consultor por un lado y la tarifa de venta del contrato por el otro. Sin esa separación, la utilidad por proyecto es una estimación.
Sí, y en la práctica conviven dentro de la misma cartera. El contrato define la regla de facturación y el sistema propone el documento cuando se cumple la condición: el hito aceptado, el porcentaje de avance certificado o las horas aprobadas del periodo. El CFDI se emite desde ese mismo documento.
El ingreso se reconoce con la regla que corresponde al contrato, normalmente por avance o al cumplirse el hito, y no cuando entra el pago. En cada cierre el sistema calcula el trabajo en proceso y el ingreso devengado, y genera la contabilización. Eso evita el mes espectacular seguido de dos meses en cero.
El gasto se captura contra el proyecto, con su comprobante y su clasificación de reembolsable o no reembolsable. Al facturar, los reembolsables se trasladan al cliente con la regla pactada y el resto queda como costo del proyecto. Así el viático deja de aparecer como gasto general que nadie reclama.
Sí. Cada rol del proyecto se asigna a una persona con su periodo y su porcentaje de dedicación, y la vista de capacidad muestra quién está comprometido y quién tiene espacio en las próximas semanas. Con eso se decide si un proyecto nuevo entra, se pospone o se cubre con un tercero, antes de firmarlo.
Sirve para las dos, por rutas distintas. Una firma mediana suele entrar por Grow with SAP, que adopta el proceso ya configurado en nube pública y arranca en meses; una organización que ya opera SAP ECC y necesita conservar su proceso va por Rise with SAP. La ruta se decide con el análisis previo, no con el tamaño de la empresa.
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