Ingeniería y construcción
En ingeniería y construcción, SAP S/4HANA pone el proyecto al centro del sistema: cada obra lleva su presupuesto por partida, su costo incurrido, su avance y su margen, y la contabilidad los sigue conforme ocurren. Compras, subcontratos, anticipos y equipo en sitio quedan ligados a la partida que los justifica, así que el corte del mes deja de depender de que cada residente mande su archivo. Ceficiente lo implementa para constructoras con obras en Guadalajara y en el resto de México.
Si el gasto llega a la oficina como factura escaneada semanas después, el residente ya tomó las decisiones sin saber cuánto quedaba de la partida. Con la compra ligada a la partida desde el pedido, el compromiso se descuenta antes de que el dinero salga.
El control de obra vive en una hoja de cálculo y la contabilidad en otro sistema, así que hay dos versiones del mismo costo y ninguna se puede defender. Cuando el presupuesto por partida y el asiento contable son el mismo registro, la discusión se acaba.
El anticipo entregado, lo amortizado y el retenido suelen estar en un archivo del área de contratos. Dentro del sistema, cada subcontrato lleva su contrato, su estimación y su amortización, y nadie paga dos veces el mismo avance.
Costo por obra
Presupuesto por partida contra costo incurrido y comprometido, abierto hasta el documento que lo originó.
Avance y estimaciones
El avance físico y la estimación cobrada se llevan sobre la misma estructura de obra, no en dos formatos distintos.
Un solo corte
El cierre del mes se arma con lo que ya está registrado en cada frente, sin esperar el archivo de cada residente.
Qué se configura
Seis controles que dejan de vivir en hojas de cálculo cuando el proyecto es la estructura sobre la que trabaja SAP S/4HANA.
La obra se estructura por frente y por partida, y cada peso presupuestado se compara con lo comprometido y con lo incurrido.
La gestión de presupuestos permite bloquear o alertar cuando una partida se agota, en el momento del pedido y no en el cierre.
El avance físico se captura contra la misma estructura del presupuesto, así que la estimación al cliente sale de ahí y no de un formato aparte.
El ingreso reconocido y lo realmente cobrado se leen juntos, que es donde suele esconderse el resultado de un proyecto largo.
Cada subcontrato tiene su contrato, su catálogo de conceptos, sus estimaciones y su fondo de garantía dentro del sistema.
El anticipo entregado se amortiza automáticamente conforme avanza el subcontratista, y lo pendiente de amortizar siempre está a la vista.
La requisición nace en la obra con la partida que la justifica, y el pedido, la entrada de material y la factura del proveedor se enlazan a ese origen.
Ningún gasto llega al proyecto sin saber a qué concepto pertenece, que es la causa más común de un sobrecosto que aparece tarde.
Maquinaria propia y rentada con sus horas trabajadas, su mantenimiento y su costo asignado a la obra donde estuvo.
Un equipo que se movió de frente deja de costear en el proyecto anterior desde el día en que se movió.
El resultado se lee por obra, por frente y por partida, con la contabilidad general alimentada por los mismos registros.
Un grupo con varias empresas constructoras puede consolidar sus obras sin perder el detalle de cada sociedad.
El ciclo de la obra
Las cuatro etapas trabajan sobre la misma estructura de proyecto. Cuando cada una usa su propio formato, el margen sólo se conoce al final.
Se carga el catálogo de conceptos con sus cantidades y precios, se abre la obra con su estructura por frente y partida, y el contrato con el cliente queda ligado a esa estructura.
Subcontratos, pedidos de material y equipo se colocan contra la partida que los justifica. El compromiso se descuenta del presupuesto en el momento del pedido.
Se registra el avance físico, el consumo de material, las horas de equipo y las estimaciones de subcontratistas. El costo incurrido crece con la obra, no con el ritmo de captura de facturas.
La estimación al cliente sale del avance registrado, el anticipo se amortiza, el fondo de garantía se retiene y el finiquito cierra la obra con su margen calculado.
Sobre qué se construye
El proyecto es el centro del sistema, y alrededor de él SAP resuelve la cotización, la ejecución y el metro cuadrado que se vende o se renta.
La base de conocimiento de obras anteriores, con sus aditivas y deductivas, se vuelve la base de cálculo de la siguiente oferta.
Coordinación de residentes, proveedores y subcontratistas sobre el mismo plan, para ejecutar en el tiempo y el presupuesto asignados.
Control de las superficies vendidas, rentadas o administradas, con el ingreso por unidad y por espacio de alquiler a la vista.
Planos, contratos, estimaciones y evidencia ligados a la partida que los justifica, no a la memoria del residente.
Preguntas frecuentes
Dudas frecuentes de constructoras y firmas de ingeniería con obras dispersas. Si su caso no aparece aquí, la primera llamada dura media hora: agende una conversación con un consultor.
El presupuesto se carga sobre la estructura del proyecto y todo movimiento de costo se registra contra esa misma estructura. En cualquier momento se ve lo presupuestado, lo comprometido por pedidos y subcontratos, y lo ya incurrido, y cada cifra se puede abrir hasta el documento que la originó.
Sí. El avance se captura contra los conceptos del catálogo y la estimación se genera a partir de ese avance, con su amortización de anticipo y su retención de fondo de garantía. El ingreso reconocido y la cobranza quedan enlazados al mismo proyecto.
Cada subcontrato vive dentro del sistema con su catálogo de conceptos, sus estimaciones y sus retenciones. El anticipo se amortiza de forma automática conforme el subcontratista estima, así que no hay manera de pagar dos veces el mismo avance ni de perder de vista lo pendiente de amortizar.
Sí. La maquinaria se registra como activo con sus horas trabajadas, su mantenimiento y su depreciación, y ese costo se asigna a la obra donde estuvo en cada periodo. Cuando el equipo se mueve de frente, deja de cargar al proyecto anterior desde la fecha del movimiento.
Se capturan como requisición desde la obra, con la partida a la que pertenecen, y siguen el flujo de autorización que la empresa defina. El gasto entra al proyecto con su origen identificado en lugar de llegar semanas después como una factura sin dueño.
Sí. Cada sociedad conserva su contabilidad y sus obligaciones fiscales, y los proyectos se consolidan a nivel grupo sin perder el detalle por obra ni por empresa. Es el caso habitual de una constructora que abre una sociedad por desarrollo o por contrato.
Por una asesoría en la que revisamos cómo se presupuesta, cómo se compra y cómo se cierra el mes hoy. De ahí sale una propuesta con el alcance y la solución SAP que corresponde, con lo que incluye y lo que no, antes de mover un solo proceso.
Siguiente paso
Cuéntenos cómo arma hoy el corte mensual de sus obras y le decimos qué parte se resuelve dentro de SAP y qué parte no. También trabajamos retail y mayoreo y agroindustria.
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